Indtastning og redigering af dine produkter: (det er et hulens arbejde, men en trøst at det kun skal gøres en gang
Gruppering: VIGTIGT! VIGTIGT! - Det er meget vigtigt at du grupperer dine produkter rigtigt

NB: Når du registrerer din virksomhed, og igen i virksomhedssetup, skal du vælge en virksomhedstype, - MODETØJ - SKOFORRETNING - KIOSK - CAMPINGPLADS - RESTAURANT OSV. - Det er vigtigt at du vælger den type der passer dig bedst, fordi vi har lavet en "foreslået" varegruppering for forskellige typer virksomheder som du kan vælge til din virksomhed.

INDEN du starter med indtastning af varer, skal du oprette leverandøren af dine varer, - har du mange leverandører, så skriv først en leverandør liste i hånden eller i Excel

Nedenstående er typisk for restaurationsbranchen, men samme princip gælder ALLE virksomheder.

Gruppering eller adskillelse af produkt grupper benyttes i en række rapporter, Inden du starter med indtastning af varer, skal du oprette leverandøren af dene vare, - har du mange leverandører, så opret først en leverandør liste og indtast alle leverandørerne.

Nedenstående er typisk for restaurationsbranchen, men samme princip gælder ALLE virksomheder.ater struktur

Du skal allerførst lave en strukturerings tabel af dine produkter, er dine produkter ikke struktureret i forvejen, er det nemmest at lave din struktur i et Excel regneark, her kan du nemt flyte om på tal og felter.

Har du en Restaurant vil du formentlig bruge "Short Key" (PLU) numre i stedet for stregkoder, og her er det vigtigt at dine "Short Key" (PLU) numre er i harmoni med dine gruppenumre. - Læg mærke til at gruppe numre "springer" mindst 100 numre (ved større virksomheder vil du typisk bruge større numre og springe mindst 1000)

BEMÆRK! at "de nemme varer" - (de varer der sælges flest gange i løbet af dagen) skal tildeles de laveste numre, - - et supermarked har måske 30.000 varenumre og 95% bærer en stregkode, men lige overfor ligger byens skole, og i løbet af dagen kommer et hav af unger og køber is og slik, - - her er det en stor fordel at tildele disse "hurtigprodukter" et "Short Key" (PLU)  nummer der er hurtig at indtaste, - - der er typisk også grøntsager eller morgenbrød og kager, som med fordel kan indtastes ved "Short Key" numre.

BEMÆRK! - De første 100 numre er forbeholdt systemet til håndtering af flaskepant, returemballage, særafgifter mv. - - Der må derfor ingen steder i systemet benyttes numre under 100.

BEMÆRK! - Når du tildeler gruppenumre, skal du tage højde for din virksomheds størrelse (en restaurant kan typisk klare sig med gruppenumre fra 100 - 999, med et spring på 100 imellem numrene (svarende til 9 grupper, og kan køre udelukkende på "Short Key" (PLU) uden stregkodescanner) - - - en tøjforretning skal typisk bruge gruppenumre fra 1000 til 9999, og bruger kun stregkodenumre - større forretninger op til 100.000.

BEMÆRK! - Når du senere tilføjer en ekstra gruppe, skal du tildele gruppen et nummer der ligger i midten af gruppespændet. - - Du vil indskyde en gruppe der hedder "ØL Microbryg" - - Bemærk at jeg skriver IKKE "Microbryg Øl" ? - - Når ekspedienten søger på "Øl", listes alt hvad der starter med ØL, derfor skal du altid navngive dine produkter og grupper således du får det mest logiske søgeord først. - OK- vi antager at den foranstående Gruppe har nr. "101 Øl Carlsberg"  og den næste gruppe er "110 Sodavand" - - du har altså et nummerspænd på 9 mellem 101-110. - - Du vil måske senere få brug for en gruppe til "Øl Jul" eller "Øl Påske"? - derfor vælger du at indskyde den nye gruppe som "105 ØL Microbryg"

Hvert enkelt produkt (produktnummer) SKAL tilknyttes en varegruppe, - - har du bare et par tusinde varenumre, er det IKKE lige til at ændre varegruppe tabellen (tænk dig godt om og vær sikker på varegrupperingen inden du starter indtastning af de enkelte produkter)

Ligesom ved grupperingen, - start altid indtastning ved "De hurtige varer" (de varere der oftest indtastes på kasseterminalen) - - tildel dem de laveste varenumre - benyt min 8 cifre og de første cifre skal være gruppenummeret  - eks.  Sodavand tildeles 10000110 (første del = gruppenummer og sidste del = "short Key" nummer)

BEMÆRK! - at du starter indtastning af nye produkter med de laveste produktnumre, men du skal samtidig holde "et spænd" på mindst 10 numre mellem hver produktnummer,? - - DETTE fordi du ALTID senere får behov for, og har mulighed for at tilf BEMÆRK! - at du starter indtastning af nye produkter med de laveste produktnumre, men du skal samtidig holde "et spænd" på mindst 10 numre mellem hver produktnummer,? - - DETTE fordi du ALTID senere får behov for, og har mulighed for at tilføje et nummer midt imellem, - - som hovedregel benyt altid kun "lige" tal - 2 - 4 - 6 - 20 - 44 Osv. - - - det er nemmere at huske lige tal og det gør det nemmere at vedligeholde din strukturerede varedatabase.

Klik og se et større billede

1 Produktnummer: Du har et produktnummer, som er dit eget unikke nummersystem hvoraf der tnummer kan du ikke selv vælge, men er et 12 - 13 ciffer nummer som automatisk genereres ud fra dine produktgrupper, farve størrelse osv.

2 Stregkoden: (hvis du bruger strekoder) kan du skyde med stregkodescanneren, her kan i meget sjældne tilfælde opstå dublater, men så vises en liste på skærmen hvorfra den ønskede vare kan vælges.

3 Ext.Varenummer: Er det varenummer din leverandør bruger, bruges til at finde et given produkt fra en bestemt leverand, - Hvis du er en boghandler, er det typisk et publisher nummer hvorpå du fra kasseapparatet kan finde en bestem bog, - dette nummer er ikke nødvendigt, men meget praktisk hvis du sælger reservedele eller andet der bærer et unikt typenummer

4 Short Key: (PLU NUMRE) Bruges i Restauranter eller hvor du ikke benytter Stregkodescanner.  PLU numre kan du selv vælge i en nummerorden der passer dig. - men hold altid PLU nummeret indenfor Gruppen. - F.eks gruppe 100 (Øl og Vand), -her skal du holde PLU nummeret indenfor 101 - 199, dvs. at du har plads til 99 forskellige slags Øl og Vand, men sælger du fra "postmix" eller fadøl, er det ofte praktisk.

Eksempel 1. Du har Carlsberg pilsner 100cl.(den største) 1/1 L. giver du PLU nr. 150 (101 - 149 har du allerede benyttet til vand juce osv.)

Eksempel 2. Du har Carlsberg Clasic 1/1L.(den største) giver du PLU nr. 151, men du sælger fadøl Clasic i flere størrelse, -  Du har Carlsberg Clasic 25cl. - sum du giver Clasic´s grund PLU nemlig 151, og viser at det nu er 25cl. vet at tilføje, eller tildele Carlsberg Clasic 25cl PLU nummeret 151,25, - Du har CarlsbEksempel 2. Du har Carlsberg Clasic 1/1L.(den største) giver du PLU nr. 151, men du sælger fadøl Clasic i flere størrelse, -  Du har Carlsberg Clasic 25cl. - sum du giver Clasic´s grund PLU nemlig 151, og viser at det nu er 25cl. vet at tilføje, eller tildele Carlsberg Clasic 25cl PLU nummeret 151,25, - Du har Carlsberg Clasic 35cl. - sum du giver Clasic´s grund PLU nemlig 151, og viser at det nu er 35cl. vet at tilføje, eller tildele Carlsberg Clasic 35cl PLU nummeret 151,35, - og en ½l. får PLU nr. 151,50 osv.  Du kan principielt også(måske mere rigtigt) tildele Carlsberg Clasic 100cl PLU nummeret 151 - Carlsberg Clasic 35cl PLU nummeret 151,35 osv,  herved resikerer du ikke at ekspedienten sælge  100cl. til 25cl. pris.

Hvis du har en ren Ølbar,  et Værtshus eller en afdeling hvor du hovedsageligt sælger drikkevarer og det skal bare gå stærkt, skal du nok overveje at benytte kun lige numre.

Spiritus: Du har en hel flaske Rød Ålborg 75cl. PLU 201 Pris kr. 529,00 - men du sælger Snaps i 2 - 4 og 6cl. - her har vi:  Rød Ålborg 2 cl. PLU 201,2  Pris kr. 38,00 - Rød Ålborg 4 cl. PLU 201,4  Pris kr. 76,00 - Rød Ålborg 6 cl. PLU 201,6  Pris kr. 106,00 osv. Er du i tvivl? - spørg på FAQ

5  Tekst: Vær omhyggelig med at navngive dine produkter. - - en række lister og tabeller sorteres på "Tekst", eller navnet på produktet, ligesom ekspedienten ved kasseapparatet kan søge på produktnavnet, - tænk derfor altid på hvad ekspedienten logisk vil kalde produktet.

6 Gruppe Nummer: bruges til at forenkle den daglige rutine i din forretning, til sortering ved udskrifter, sortering og gruppering af solgte varer i en given periode Osv. - Når du indtaster en ny vare, skal du vælge den gruppe den nye varer tilhører. (Du kan også her oprette en ny veregruppe)

7 Søgetekst: Kassesystemet har en avanceret søgefunktion der gennemsøger hele databasen for det første hele ord i et given felt. (hvis ekspedienten indtaster søgeordet "vin", vil en liste vises med alle vine på lager, men indtaster ekspedienten "husets", - eller "husets vin", vil kun husets vin blive listet, - - det er derfor vigtigt at du indtaster et søgeord der er forskelligt fra det første ord i produktnavnet. (læg mærke til at søgeordet på billedet er "zero", fordi det ord ikke står foran nogen anden tekst)

8  Kostpris og salgspris: Kostprisen er din indkøbspris excl. moms. og salgsprisen er din salgspris incl. moms. (det er ikke nødvendigt at udfylde felterne men du kan "trække" en række statistikker og ropporter hvis du generelt altid indtaster disse priser)

9  Moms / Wat%: Du har fire momssatser, men i Danmark har vi ikke diferentierende moms og vi bruger kun den ene 25%

10  Low price Start - End: Du har mulighed for at køre kampagne pris på enkelte varer i en periode, - Happy Hour, eller når du holder udsalg kan du i god tid forinden indtaste udsalgsprisen eller tilbudsprisen, som træder i kraft på "starttidspunktet" og vender tilbage til normalpris på "sluttidspunktet"

11  Printkoder: På billedet ser du to felter, et kodefelt og en Drop Down box hvorfra du kan vælge den kude du skal bruge til den enkelte vaare. Hvis du har installeret vores "Printserver" kan du "styre" dine udskrifter, - du kan vælge om en given vare skal sendes til Køkkenprinter 1 eller køkkenprinter 2, hvor mange og hvilke printere en bon skal sendes til, m. m. m. (hvis du er tilknyttet "smilingdinner.dk" online bestilling, kan dine kunder bestille en middag til levering ud af huset, her bliver ordren printet direkte til køkkenet med en copi til buffeten, når bestillingen afhentes, klikker du bonen frem på kassen og kunden betaler (hvis ikke betalt online)  - - - hvis ikke du har instaleret Printserver, kan du kun printe fra Browseren til din standard printer (det er fint nok hvis du kun printer fakturaer, men benytter du bonprintere eller køkkenprintere, skal du bruge en printserver)  

12  On Stock / På lager: Her indtaster du de / det antal / den mængde du har af det givne produkt lige nu. - Hver gang du sælger en enhed bliver varelageret nedskrevet og du har en effektiv lagerstyring. Når du sælger varen, vises lagerbeholdningen på skærmen. - Du kan altid udskrive en rapport med den aktuelle lagerbeholdning. (har du indtastet købspris og salgspris, vises også anskaffelsesværdien / lagerværdien for dit lager og den anslåede salgsværdi samt beregnet fortjeneste hvis du sælger hele lageret til fuld pris)

13  Activ Yes / No: Du skal altid vælge "Yes", men har du fået en stor og uoverskuelig varedatabase kan du her "Deaktivere" de varer du aldrig mere bruger, Vælg "No" (jfr. bogføringsloven må en vare der har været solgt i din forretning, ikke slettes, men du kan deaktivere den, således en revision kan kalde varen til live igen)

14  Produkt foto: Du kan uploade et foto af alle dine produkter, Click på "Gennemse" og vælg et bille på din PC. - - Når du har fundet det rigtige billede, Click "OK" - Dit billede bliver gemt i Din fotofolder, og knyttes til det aktuelle produkt (husk at dine fotos skal være meget små Max. 350*350px.) - ellers fortæller programmet dig at dit billede er for stort og kan ikke uploades.

Sæt printkoder på dine produkter